○阿蘇広域行政事務組合マイナンバー等取扱管理規程
令和6年10月22日
訓令第9号
(目的)
第1条 この規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「マイナンバー法」という。)」及び特定個人情報保護委員会が定める「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に基づき、阿蘇広域行政事務組合(以下「組合」という。)におけるマイナンバー及びそれに関連付けられる情報の取扱いについて定めたものである。
(用語及び定義)
第2条 本規程で掲げるマイナンバーとはマイナンバー法に定義される個人番号を指し、マイナンバー等とはマイナンバー及びそれに関連付けられる情報を指す。その他の用語及び定義については他に特段の定めのない限りマイナンバー法その他の関連法令の定めに従う。
(組織体制)
第3条 当組合におけるマイナンバー等の取扱いについての組織体制は、以下のとおりとする。
(1) マイナンバー等管理責任者は、事務局総務課長及び消防本部総務課長とする。
(2) マイナンバー法に基づくマイナンバー等の取扱いを適正かつ円滑に行うため、マイナンバー等事務取扱担当者(以下「事務取扱担当者」という。)を選任する。
(マイナンバー等を取扱う事務の範囲)
第4条 当組合がマイナンバー等を取扱う事務の範囲は、原則として以下のとおりとする。
(1) 給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務
(2) 雇用保険関係届出事務
(3) 労働者災害補償保険法関係請求事務
(4) 健康保険・厚生年金保険関係届出事務
(5) 国民年金第3号被保険者関係届出事務
(6) 報酬・料金等の支払調書作成事務
(組合が取扱うマイナンバー等の範囲)
第5条 前条において、当組合が取扱うマイナンバー等の範囲は、以下のとおりとする。
(1) 特別職及び一般職員(以下「職員等」という。)及び扶養家族のマイナンバー及びマイナンバー法に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた確認書類
(2) 当組合が各種調書、申告書、届出書を作成するうえで職員等又は職員以外の個人から受領したマイナンバーが記載された書類等
(3) その他マイナンバーと関連づけて保存される情報
(利用目的の通知等)
第6条 マイナンバー等を取得するときは、あらかじめ利用目的を特定し、マイナンバー等利用目的通知書(様式第1号)にて通知することとする。
(取得の段階の取扱い)
第7条 職員等から提供を受けたマイナンバーは事務取扱責任者の指示に基づき、事務取扱担当者のみが使用するパソコンに入力し保存しなくてはいけない。
2 関係官署の届出等が電子媒体で要求があった場合等は、前項に関わらずその指示に従うものとする。
3 事務取扱担当者は、パソコン等に入力したマイナンバーを確認のためのみに印刷してはならない。
(利用を行う段階)
第8条 事務取扱担当者は、第4条に定める事項について申告書や申請書類等を作成することができる。
2 前項の申告書や申請書等は、行政機関等への提出分のみ印刷することができる。
3 作成された申告書や申請書等は、マイナンバー法で定められた「提供」を行う場合のみ外部へ持ち出すことができる。その方法については第10条によるものとする。
(保存をする段階)
第9条 マイナンバーの保存は、事務取扱担当者が行うパソコンでの保存を基本とし、他のパソコンと情報通信が出来ないものとする。また、パソコン若しくはソフトウェアにパスワード設定等を行い、その情報を保存しなければならない。
2 源泉徴収票作成事務に係る扶養控除申告書等、法令でマイナンバーの記載が義務付けられている書類については施錠できる書類保管庫にて保存しなければならない。また、行政機関に提出する書類の控えはマイナンバーが消去若しくはマスキングされた状態で管理しなければならない。
(提供を行う段階)
第10条 マイナンバー等はマイナンバー法で限定的に明記されたものを除き、提供してはならない。
2 マイナンバー法で限定的に明記されたものの提供にあたっては、事務取扱責任者の指示により、厳格な管理方法のもと提供されなければならない。
(削除・廃棄を行う段階)
第11条 第9条に基づき保存されたマイナンバーは、退職者等が発生した場合、又は法定保存期間が経過した場合に速やかに削除及び廃棄しなければならない。
2 マイナンバー等を削除・廃棄した場合は、それを記載し保存しなければならない。
(雑則)
第12条 本規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、令和6年11月1日から施行する。
